Steuer und Compliance bei der Tie Solution – Was ist “Compliance”

Compliance bezieht sich auf die Befolgung von Gesetzen und ethisch-moralischen Standards durch Organisationen wie Unternehmen und Verbände im geschäftlichen Umfeld. Der Begriff “Compliance” stammt aus dem englischen Verb “to comply”, was “befolgen, erfüllen, gehorchen” bedeutet. Dies beinhaltet spezifische Maßnahmen, um illegale und unethische Praktiken wie Korruption, Steuerhinterziehung und Kinderarbeit zu verhindern. Die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und die Ernennung von Compliance-Beauftragten tragen dazu bei, Verstöße gegen Gesetze und Normen zu vermeiden und erfüllen somit eine wichtige Präventionsfunktion.

Unter Compliance-Aspekten stellen Werbe- und Streuartikel in der Regel keine Probleme dar. Laut dem “Kodex zur Abgrenzung von legaler Kundenpflege und Korruption” des Arbeitskreises Corporate Compliance (Stand: 1. Januar 2017, S. 14 f. und zitierte Quellen) gelten sie als “kleinere Aufmerksamkeiten” und sind bei gelegentlichem Einsatz unproblematisch, solange ihr Gegenwert 50 Euro nicht überschreitet. Allerdings gelten im Gesundheitswesen strengere Regelungen für Geschenke (Pharma-Kodex). Werbe- und Streuartikel werden nicht als Geschenke betrachtet, sondern als Werbeträger und Kommunikationsmittel. Im Gegensatz zu persönlichen Zuwendungen können sie den Empfänger nicht in unlauterer Weise beeinflussen, da sie massenhaft hergestellt, mit Werbeanbringung versehen und individuell sind. Sie dienen als “dreidimensionale Werbung”, überbringen Botschaften und sollen Präferenzen für Marken schaffen.

In Deutschland existiert keine gesetzlich festgelegte Wertobergrenze für Werbe- und Streuartikel sowie für Geschenke und Zuwendungen im Allgemeinen.

Sind die steuerrechtlich gültigen Wertobergrenzen relevant für die Compliance von Werbe- und Streuartikeln?

Nein. Die steuerrechtlich gültigen Wertobergrenzen für Werbe- und Streuartikel werden häufig mit dem Compliance-Argument vermengt. Tatsächlich hat beides nichts miteinander zu tun:

• die 35-Euro-Grenze betrifft die steuerliche Absetzbarkeit von Zuwendungen an Geschäftspartner. Häufig ist auf Kundenseite zu hören, Werbeartikel dürften aus Compliance- Gründen einen Gegenwert von 35 Euro pro Person nicht überschreiten (teilweise heißt es sogar: pro Person und Jahr). Diese Behauptung ist falsch!

• Die 10-Euro-Grenze betrifft die steuerliche Einzelnachweispflicht.
Beide Wertgrenzen sind für die Compliance gegenüber Geschäftspartnern bedeutungslos

Streuartikel

Werbeartikel, die zu den Streuartikeln zählen und deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten den Betrag von 10 Euro nicht überschreiten (vgl. § 37b EStG), können in ihrer Gesamtheit als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Bei der Vermutung, dass aufgrund der Art der Geschenke die 35 Euro-Grenze je Empfänger in einem Kalenderjahr nicht überschritten wird, ist eine Sammelbuchung zulässig. Typische Beispiele für Streuartikel sind Taschenkalender, Kugelschreiber oder ähnliche Gegenstände. Es besteht keine Aufzeichnungspflicht hinsichtlich der beschenkten Personen. Die Aufwendungen müssen jedoch auf einem separaten Konto “Streuartikel” erfasst und von anderen Geschenken getrennt in der Buchhaltung verbucht werden. Diese Trennung ist zwingend erforderlich, da nur dann ein Betriebsausgabenabzug nach § 4 Abs. 7 EStG möglich ist, wenn Aufwendungen für Geschenke gesondert von anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungspflicht gilt auch für Werbegeschenke.

Definition von Geschenken

Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen oder Leistungen, die keine bestimmte Gegenleistung erfordern. Im Hinblick auf die steuerliche Behandlung von Geschenken sind ausschließlich betrieblich motivierte Zuwendungen an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunde und ähnliche Empfänger relevant. Privat veranlasste Zuwendungen sind nicht einschlägig.

Geschenke bis zu einem Wert von 35 Euro

Die Aufwendungen für Geschenke an Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner können als Betriebsausgabe abgesetzt werden, sofern sie pro Empfänger in einem Kalenderjahr den Wert von 35 Euro nicht überschreiten (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 EStG). Bei Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, ist die 35 Euro-Grenze netto anzusetzen. Das bedeutet, dass diese Unternehmen Geschenke bis zu einem Wert von 41,65 Euro (bei 19% Umsatzsteuer) steuerneutral erwerben können. Unternehmen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, müssen die Umsatzsteuer in die Anschaffungskosten des Geschenks einrechnen. In diesem Fall darf der Einkaufspreis des Geschenks 35 Euro nicht überschreiten, um als Betriebsausgabe abzugsfähig zu sein. Rabatte, Boni oder Skonti beeinflussen den Preis ebenfalls in steuerlicher Hinsicht. Transportkosten zum Empfänger und Verpackungskosten sind nicht in die Kostenberechnung einzubeziehen, es sei denn, die Verpackung hat einen erheblichen Wert. In diesem Fall sind auch die Verpackungskosten in die 35 Euro-Grenze einzurechnen. Sammelbuchungen sind erlaubt,

Sachzuwendungen an Arbeitnehmer

Sachzuwendungen an Arbeitnehmer bis zu einem Wert von 44 Euro (inkl. Umsatzsteuer) sind steuer- und sozialversicherungsfrei (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG). Die Freigrenze gilt allerdings nicht für Barlohn oder Gutscheine, die gegen Bargeld eingetauscht werden können. Die Sachzuwendung muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Für Sachzuwendungen, die den Wert von 44 Euro überschreiten, müssen Steuern und Sozialabgaben abgeführt werden. Hierfür gibt es allerdings die Möglichkeit der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG. Dabei wird die Einkommensteuer mit einem Pauschalsatz von 30 Prozent auf den Sachbezug berechnet. Der Arbeitgeber kann die Pauschalsteuer selbst übernehmen oder auf den Arbeitnehmer abwälzen. Beachten Sie bitte, dass eine Pauschalversteuerung nur für Sachzuwendungen an Arbeitnehmer in Betracht kommt, nicht aber für Geschenke an Geschäftspartner.

Umsatz steuerliche Behandlung

Werden Werbeartikel verschenkt, die den Wert von 10 Euro netto (11,90 Euro brutto bei einem Umsatzsteuersatz von 19 Prozent) übersteigen, muss Umsatzsteuer abgeführt werden. Hierbei muss der Wert des Werbeartikels zzgl. Umsatzsteuer in die Bemessungsgrundlage der Leistung eingerechnet werden, auf die sich der Werbeartikel bezieht.

Die Umsatzsteuer ist vom Empfänger als Vorsteuer abziehbar, wenn er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Sollte der Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sein, kann der Schenker die Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. In diesem Fall müssen allerdings die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sein.

Fazit: Bei der steuerlichen Behandlung von Werbeartikeln ist es wichtig, zwischen Streuartikeln, Geschenken an Geschäftspartner und Sachzuwendungen an Arbeitnehmer zu unterscheiden. Für Streuartikel und Geschenke an Geschäftspartner gelten bestimmte Wertgrenzen und Buchführungspflichten. Bei Sachzuwendungen an Arbeitnehmer gibt es eine Freigrenze und die Möglichkeit der Pauschalversteuerung. Die Umsatzsteuerliche Behandlung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. dem Wert des Werbeartikels und der Vorsteuerabzugsberechtigung des Empfängers. Es empfiehlt sich, im Zweifelsfall einen Steuerberater zu Rate zu ziehen.

Haftungsausschluss: Wir sind nicht berechtigt Rechtsberatung durchzuführen und übernehmen für die Richtigkeit der Ausführungen keine Haftung und Gewähr.